Come proteggiamo i dati dei nostri assicurati

Il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR) è un quadro normativo per la protezione delle informazioni personali e sensibili dei cittadini, in particolare quelle sanitarie.

Il GDPR è una normativa dell'Unione Europea, ma Allianz la applica indistintamente a tutte le sue polizze, anche a quelle non UE. Questo perché:

• i dati sanitari richiedono un elevato e costante livello di protezione;
• gli assicurati desiderano che sia applicato lo stesso livello di protezione indipendentemente da dove vivono;
• applicare lo stesso livello di protezione dei dati sanitari riduce i rischi per datori di lavoro, broker e assicurati.

Nel concreto, il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali garantisce che informazioni personali e dati sanitari siano condivisi solo con quelle persone e organizzazioni a cui l'assicurato abbia fornito il proprio consenso.

Il percorso assicurativo comincia con la comunicazione dei propri dati personali. Per questo motivo è fondamentale che tutte le informazioni fornite ad Allianz relative ai propri dipendenti siano accurate.

Comunicare dati inesatti può causare violazioni alla protezione dei dati personali, con la possibile conseguenza che la persona sbagliata riceva la documentazione assicurativa appartenente a un'altra famiglia. La divulgazione non autorizzata può causare violazioni della privacy, discriminazioni, stress emotivo e ritardi nell'accesso ai trattamenti o alla gestione delle richieste di rimborso. Nelle mani sbagliate, questi dati possono essere utilizzati per scopi illeciti, come frodi e furti di identità.

È importante verificare la correttezza delle informazioni prima di condividerle con Allianz e identificare chiaramente gli assicurati da assegnare a ciascuna polizza e i loro recapiti corretti. Per garantire la sicurezza degli assicurati, non è necessario includere i numeri dei documenti di identità nazionale nell'elenco delle persone da assicurare, salvo quando espressamente richiesto dalla legge. 

Per accedere all'assicurazione sanitaria, gli assicurati devono fornire informazioni mediche, informazioni sui trattamenti, dettagli relativi alle richieste di rimborso e informazioni sui pagamenti.

Questo tipo di informazioni può essere condiviso con datori di lavoro, broker o terze parti solamente se l'assicurato ha volontariamente fornito ad Allianz il proprio consenso esplicito per poterlo fare.

Il consenso esplicito:

• protegge la privacy degli assicurati;
• protegge datori di lavoro e broker dall'esposizione involontaria di dati personali;
• garantisce che Allianz possa efficacemente supportare tutte le parti coinvolte.

Risorse umane, broker, familiari e terze parti non hanno automaticamente l'autorità di ricevere o discutere informazioni personali o mediche di un assicurato, che deve autorizzarli fornendo il proprio consenso esplicito.

Questo è vero anche quando:

• il datore di lavoro paga il premio assicurativo del dipendente;
• il team delle risorse umane sta fornendo assistenza all'assicurato;
• la polizza è stata stipulata tramite un broker;
• l'assicurato ha precedentemente già condiviso informazioni personali con altre parti.

Dai 18 anni in su, le persone hanno il controllo all'accesso dei propri dati.

Per poter discutere o condividere informazioni con broker, risorse umane o terze parti, Allianz ha bisogno del consenso esplicito dell'assicurato tramite la compilazione del Modulo di consenso al trattamento dei dati . Nel modulo, l'assicurato specifica con chi Allianz è autorizzata a condividere le informazioni.

Da notare che:

• è necessario compilare un modulo per ciascun assicurato maggiorenne (18+);
• il consenso rimane valido fino alla sua revoca o alla cancellazione della polizza;
• l'assicurato che fornisce il proprio consenso alla parte terza deve inoltrare il modulo compilato e firmato seguendo le istruzioni riportate nel documento stesso.

Il team delle risorse umane condivide informazioni con un broker

Se l'assicurato invia informazioni mediche o relative a richieste di rimborso al team delle risorse umane e quest'ultimo vuole coinvolgere un broker:

• le informazioni non possono essere semplicemente condivise con il broker;
• l'assicurato deve fornire il proprio consenso affinché il team delle risorse umane possa condividere informazioni con il broker;
• deve esserci una prova tangibile di tale conferma (ad esempio, l'assicurato mette in copia risorse umane, broker e Allianz in un'e-mail).

Il broker riceve le informazioni direttamente da un assicurato

Quando un broker riceve informazioni sensibili direttamente da un assicurato:

• Allianz non può presumere che il broker abbia ricevuto il consenso da parte dell'assicurato;
• l'assicurato deve comunque confermare che Allianz può mettersi in contatto con il broker compilando il Modulo di consenso al trattamento dei dati.

Aver ricevuto informazioni non significa aver ricevuto il consenso a poterle condividere.

Una volta fornito e registrato il consenso tramite il Modulo di consenso al trattamento dei dati:

• Allianz si può mettere direttamente in contatto con broker e risorse umane autorizzati;
• non è necessario che l'assicurato sia messo in copia in ogni interazione futura tra le diverse parti, a meno che non lo richieda;
• il consenso rimane valido fino a quando non viene revocato o modificato dall'assicurato stesso.

Nei rari casi in cui l'assicurato non sia in grado di fornire il proprio consenso (ad esempio, nel caso di un'emergenza medica), è possibile condividere informazioni limitate, in conformità ai principi di protezione dei dati, al fine di tutelare la salute dell'assicurato stesso.

Per evitare ritardi e tutelare tutte le parti coinvolte:

• incoraggiare gli assicurati a fornire il consenso in modo chiaro ed esplicito;
• evitare di inoltrare informazioni sensibili senza un'evidente autorizzazione;
• in mancanza di consenso esplicito o evidente autorizzazione, Allianz invierà le richieste direttamente all'assicurato.

I nostri team sono sempre a disposizione per fornire il supporto e le informazioni necessarie per una richiesta rapida del consenso.

Un consenso chiaro ed esplicito aiuta tutti:

• gli assicurati sanno che le loro informazioni personali sono protette;
• i datori di lavoro e i broker evitano potenziali rischi;
• Allianz è in grado di fornire in tutto il mondo un servizio di qualità e conforme alle normative.