Wie wir die Daten unserer Versicherten schützen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein Rahmenwerk zum Schutz personenbezogener und sensibler Daten, insbesondere Gesundheitsdaten.

Obwohl die DSGVO ihren Ursprung in der Europäischen Union hat, wendet Allianz diese Grundsätze weltweit an, auch für Policen außerhalb der EU, da:

• Gesundheitsdaten ein durchgehend hohes Schutzniveau erfordern.
• Versicherte unabhängig von ihrem Wohnort immer das selbe Niveau an Sicherheit erwarten.
• ein globaler Standard das Risiko für Arbeitgeber, Vermittler und Versicherte gleichermaßen reduziert.

In der Praxis stellt die DSGVO sicher, dass personenbezogene und medizinische Daten nur an Personen und Organisationen weitergegeben werden, die von der versicherten Person dafür autorisiert wurden.

Am Anfang der Krankenversicherung Ihrer Mitarbeiter steht die Bereitstellung der personenbezogenen Daten. Die Richtigkeit aller zur Verfügung gestellten Informationen ist dabei von größter Bedeutung.

Die Angabe unrichtiger Daten kann zu Datenschutzverstößen führen, z.B. können die Versicherungsdokumente einer anderen Familie an die falsche Person geraten. Unbefugte Weitergabe kann zu Eingriffen in die Privatsphäre, Diskriminierung, seelischem Leid und Verzögerungen beim Zugang zu medizinischer Versorgung oder bei der Bearbeitung von Erstattungsansprüchen führen. In den falschen Händen können diese Daten aber auch für böswillige Zwecke wie Betrug und Identitätsdiebstahl missbraucht werden.

Wir empfehlen, alle Personeninformationen noch einmal genau zu überprüfen, bevor sie an Allianz weitergegeben werden. Es ist sehr wichtig, die richtigen Personen der jeweils richtigen Police zuzuordnen und sie über ihre korrekten Daten eindeutig identifizieren zu können. Geben Sie aus Sicherheitsgründen bitte nicht die Ausweisnummer Ihrer versicherten Personen in der Versichertenliste an (außer dies ist gesetzlich vorgeschrieben). 

Um eine Krankenversicherung nutzen zu können, müssen Versicherte medizinische Informationen, Behandlungsdetails, Leistungsdaten und Zahlungsinformationen angeben.

Diese Daten dürfen nur dann an Arbeitgeber, Vermittler oder andere Beteiligte weitergegeben werden, wenn der Versicherte Allianz hierzu ausdrücklich und freiwillig seine Zustimmung erteilt hat.

Eine klare Zustimmung:

• schützt die Privatsphäre des Versicherten.
• schützt Arbeitgeber und Vermittler vor unbeabsichtigter Offenlegung von Daten.
• stellt sicher, dass Allianz alle beteiligten Parteien effektiv unterstützen kann.

Personalabteilungen, Vermittler, Familienangehörige und andere Dritte haben nicht automatisch das Recht oder die Befugnis, persönliche oder medizinische Daten einer versicherten Person einzusehen oder zu besprechen. Die versicherte Person muss hierfür ausdrücklich ihre Zustimmung erteilen.

Dies gilt auch dann, wenn:

• der Arbeitgeber den Versicherungsbeitrag zahlt.
• dessen Personalabteilung den Arbeitgeber dabei unterstützt.
• ein Vermittler die Police abgeschlossen hat.
• die versicherte Person bereits Informationen geteilt hat.

Erwachsene ab 18 Jahren bestimmten und kontrollieren den Zugriff auf ihre Daten selbst.

Damit Allianz Informationen mit einem Vermittler, der Personalabteilung oder anderen Dritten besprechen oder weitergeben darf, muss die versicherte Person persönlich die Zustimmung dafür erteilen. Diese erfolgt durch Ausfüllen des betreffenden Formulars zur Weitergabe persönlicher Daten. Sie finden es unter diesem Link. Außerdem können Sie im Formular angeben, an wen Allianz die Daten weitergeben darf.

Wichtig:

• Für jede volljährige versicherte Person (ab 18 Jahren) ist ein separates Formular erforderlich.
• Die Zustimmung bleibt gültig, bis sie widerrufen oder die Versicherung gekündigt wird.
• Das ausgefüllte und unterschriebene Formular ist gemäß den Anweisungen auf dem Formular von der Person, die die Zustimmung an den Dritten erteilt hat, zurückzusenden.

Die Personalabteilung der versicherten Person gibt Informationen an einen Vermittler weiter

Wenn eine versicherte Person medizinische oder erstattungsbezogene Informationen an seine Personalabteilung sendet und die Personalabteilung einen Vermittler hinzuziehen möchte:

• Die Personalabteilung sollte diese Informationen nicht einfach weiterleiten.
• Die versicherte Person muss ausdrücklich bestätigen, dass seine Personalabteilung die Informationen an den Vermittler weitergeben darf.
• Diese Bestätigung muss sichtbar sein (z. B. durch eine E-Mail, in der die Personalabteilung, der Vermittler und Allianz in Kopie gesetzt werden).

Der Vermittler erhält Informationen direkt von einer versicherten Person

Wenn ein Vermittler sensible Informationen direkt von einem Versicherten erhält:

• Allianz darf und kann nicht davon ausgehen, dass der Vermittler dadurch zum Handeln befugt ist.
• Der Versicherte muss weiterhin bestätigen, dass Allianz mit dem Vermittler in Kontakt treten darf, indem die versicherte Person das Einverständnisformular für Dritte ausfüllt.

Der bloße Besitz von Informationen begründet keine Befugnis.

Nachdem die gültige Zustimmung über das Formular zum Einverständnis Dritter erteilt und dokumentiert wurde:

• kann Allianz direkt mit dem autorisierten Vermittler oder dem Ansprechpartner in der Personalabteilung kommunizieren.
• muss die versicherte Person nicht bei jeder zukünftigen Kommunikation in Kopie gesetzt werden, es sei denn, sie wünscht dies.
• bleibt die Zustimmung gültig, bis sie vom Versicherten widerrufen oder geändert wird.

In seltenen Fällen, in denen ein Versicherter nicht einwilligungsfähig ist (z. B. bei einem schweren medizinischen Notfall), können im Einklang mit den Datenschutzgrundsätzen begrenzte Informationen weitergegeben werden, sofern dies zum Schutz der lebenswichtigen Interessen des Versicherten erforderlich ist.

Um Verzögerungen zu vermeiden und alle Beteiligten zu schützen:

• Versicherte sollten um eine eindeutige und ausdrückliche Zustimmung gebeten werden.
• Sensible Informationen sollten nicht ohne sichtbare Genehmigung weitergeleitet werden.
• Allianz leitet Anfragen an die versicherte Person zurück, wenn die Zustimmung nicht eindeutig ist.

Die Allianz-Teams unterstützen Sie stets dabei, die erforderlichen Informationen zu klären und die Zustimmung schnellstmöglich einzuholen.

Eine eindeutige Zustimmung hilft allen Beteiligten:

• Versicherte können darauf vertrauen, dass ihre Daten geschützt sind.
• Arbeitgeber und Vermittler vermeiden unnötige Risiken.
• Allianz kann weltweit einen einheitlichen und datenschutzkonformen Service bieten.