Comment nous protégeons les données de nos affiliés

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un cadre de protection des données conçu pour protéger les informations personnelles et sensibles des individus, en particulier les données relatives à la santé.

Bien que le RGPD émane de l'Union européenne, Allianz applique ces principes à l'échelle mondiale, y compris pour les polices hors UE, car :

• les données relatives à la santé nécessitent un niveau de protection élevé et constant ;
• les affiliés s'attendent à bénéficier du même niveau de sécurité, quel que soit leur lieu de résidence ;
• une norme mondiale réduit les risques pour les employeurs, les courtiers et les assurés.

Dans la pratique, le RGPD garantit que les informations personnelles et médicales ne sont partagées qu'avec les personnes et les organisations autorisées par l'affilié.

Étant donné que l'expérience de vos employés en matière d'assurance santé débute par la transmission de leurs données personnelles, il est essentiel que toutes les informations fournies à Allianz soient exactes. 

Si des données inexactes sont communiquées, cela peut entraîner des violations de la protection des données personnelles. Les documents d'assurance d'une famille risquent d'être envoyés à la mauvaise personne. Les divulgations non autorisées peuvent entraîner des atteintes à la vie privée, de la discrimination, une détresse émotionnelle et des retards dans l'accès aux soins ou de traitement des demandes de remboursement. Si elles se retrouvent entre de mauvaises mains, ces données peuvent être utilisées à des fins malveillantes telles que la fraude et l'usurpation d'identité. 

Nous recommandons de vérifier toutes les informations relatives à l'adhésion avant de les communiquer à Allianz. Il est très important d'identifier clairement les personnes à affilier sous chaque police, ainsi que leurs coordonnées exactes. Si cela n'est pas requis par la loi, veuillez ne pas inclure le numéro du document d'identité national officiel de vos affiliés dans la liste des affiliés, pour leur propre sécurité. 

Pour bénéficier d'une assurance santé, les affiliés doivent fournir des informations médicales, des détails sur leur traitement, des données relatives aux demandes de remboursement et des informations de paiement. 

Ce type de données ne peut être partagé avec leurs employeurs, courtiers ou autres parties que si l'affilié a volontairement donné à Allianz l'autorisation explicite de le faire.

Un consentement clair :

•  protège la vie privée de l'affilié ;
•  protège les employeurs et les courtiers contre toute divulgation involontaire de données confidentielles ;
•  garantit qu'Allianz peut soutenir efficacement toutes les parties.

Les équipes RH, les courtiers, les membres de la famille et autres tiers n'ont pas automatiquement le droit de recevoir ou de discuter des informations personnelles ou médicales d'un affilié. Ce dernier doit leur donner son autorisation en fournissant son consentement explicite.

Cela s'applique même si :

• son employeur paie sa prime ;
• son équipe RH le conseille ;
• un courtier a coordonné la mise en place de la police ;
• l'affilié a déjà partagé des informations avec eux.

Les adultes âgés de 18 ans et plus contrôlent l'accès à leurs propres données.

Pour qu'Allianz puisse discuter ou partager des informations avec un courtier, une équipe RH ou tout autre tiers, le consentement doit être donné par l'affilié lui-même en remplissant le formulaire de consentement d'un tiers disponible ici et en précisant avec qui Allianz est autorisé à partager des informations.

Points clés :

• un formulaire distinct est requis pour chaque affilié adulte (âgé de 18 ans et plus) ;
• le consentement reste valable jusqu'à ce qu'il soit révoqué ou que la police soit résiliée ;
• le formulaire dûment rempli et signé doit être renvoyé conformément aux instructions figurant sur le formulaire, par la personne qui donne son consentement au tiers.

L'équipe RH des affiliés partage des informations avec un courtier

Si un affilié envoie des informations médicales ou liées à une demande de remboursement à son équipe RH, et que celle-ci souhaite faire appel à un courtier :

• l'équipe RH ne doit pas se contenter de transmettre cette information ;
• l'affilié doit confirmer explicitement que son équipe RH peut partager ces informations avec le courtier ;
• cette confirmation doit être visible (par exemple, l'affilié met en copie son équipe RH, le courtier et Allianz dans un e-mail).

Le courtier reçoit des informations directement de la part d'un affilié

Lorsqu'un courtier reçoit des informations sensibles directement de la part d'un affilié :

• Allianz ne peut présumer que cela signifie que le courtier est autorisé à agir ; 
• l'affilié doit tout de même confirmer qu'Allianz peut communiquer avec le courtier en remplissant le formulaire de consentement d'un tiers.

Le simple fait de disposer d'informations ne confère pas automatiquement une autorité.

Une fois que le consentement valide a été fourni via le formulaire de consentement d'un tiers et enregistré :

• Allianz peut communiquer directement avec le courtier agréé ou le représentant des ressources humaines ;
• l'affilié n'a pas besoin d'être mis en copie dans toutes les interactions futures, sauf s'il choisit de l'être ;
• le consentement reste valable jusqu'à ce qu'il soit révoqué ou modifié par l'affilié.

Dans les rares cas où un affilié est dans l'incapacité de donner son consentement (par exemple, en cas d'urgence médicale grave), des informations limitées peuvent être communiquées lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de l'affilié, conformément aux principes de protection des données.

Pour éviter les retards et protéger toutes les parties :

• encouragez les affiliés à donner leur consentement de manière claire et explicite ;
• évitez de transmettre des informations sensibles sans autorisation visible ;
• Allianz redirigera les demandes vers l'affilié lorsque le consentement n'est pas clair.

Les équipes d'Allianz sont à votre disposition pour clarifier ce qui est nécessaire et obtenir le consentement rapidement.

Un consentement clair facilite les choses pour tout le monde :

• Les affiliés sont assurés que leurs données sont protégées.
• Les employeurs et les courtiers évitent les risques inutiles.
• Allianz est en mesure de fournir un service cohérent et conforme dans le monde entier.