Cómo protegemos los datos de nuestros afiliados

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un marco de protección de datos diseñado para proteger la información personal y sensible de las personas, en particular los datos médicos.

Aunque el RGPD tiene su origen en la Unión Europea, Allianz aplica estos principios a nivel mundial, incluso en las pólizas fuera de la UE, porque:

• los datos médicos requieren un nivel elevado y constante de protección.
• los afiliados esperan la misma seguridad dondequiera que vivan.
• un estándar global reduce el riesgo para los empleadores, intermediarios y afiliados.

En la práctica, el RGPD garantiza que la información personal y médica solo se comparta con personas y organizaciones que el afiliado haya autorizado.

Dado que el proceso de contratación de la póliza médica de tus empleados comienza con el suministro de sus datos personales, es fundamental que toda la información facilitada a Allianz sea precisa.

Si se facilitan datos inexactos, pueden producirse infracciones en materia de protección de datos personales, por lo que la persona equivocada podría recibir la documentación del seguro correspondiente a otra familia. Las divulgaciones no autorizadas pueden causar intrusiones en la privacidad, discriminación, angustia emocional y retrasos en el acceso a la atención o solicitudes de reembolso. En las manos equivocadas, estos datos pueden utilizarse para fines maliciosos, como fraude y robo de identidad.

Recomendamos que se compruebe toda la información de los afiliados antes de compartirla con Allianz. Es muy importante identificar claramente a los afiliados correctos que deben asignarse a cada póliza y sus datos de contacto correctos. Si no es un requisito legal, por favor, no incluyas en la lista de asegurados el número de documento de identidad nacional oficial de tus empleados, por motivos de seguridad. 

Para acceder al seguro médico, los afiliados deben proporcionar información médica, detalles del tratamiento, datos de solicitudes de reembolso e información de pago.

Este tipo de datos solamente se pueden compartir con sus empleadores, intermediarios u otras partes si el afiliado ha dado voluntariamente permiso explícito a Allianz para hacerlo.

El consentimiento claro:

• protege la privacidad del afiliado.
• protege a los empleadores e intermediarios de la exposición involuntaria a la privacidad de los datos.
• asegura que Allianz pueda apoyar a todas las partes de manera efectiva.

Los equipos de RR.HH., intermediarios, familiares y otros terceros no tienen automáticamente autoridad para recibir o hablar de la información personal o médica del afiliado. El afiliado debe autorizarles mediante su consentimiento explícito.

Esto se aplica incluso si:

• su empleador paga la prima.
• su equipo de RR.HH. le está ayudando.
• un intermediario tramitó la póliza.
• o el afiliado ya ha compartido información con ellos.

Los adultos mayores de 18 años controlan el acceso a sus propios datos.

Para que Allianz discuta o comparta información con un intermediario, equipo de RR.HH. u otro tercero, el consentimiento debe proporcionarlo el propio afiliado completando el formulario de consentimiento de terceros, y especificar con quién está autorizado Allianz a compartir información.

Puntos clave:

• Se requiere un formulario separado para cada afiliado adulto (+18).
• El consentimiento sigue siendo válido hasta que se revoque o se cancele la póliza
• El formulario completado y firmado debe ser devuelto según las instrucciones que figuran en el mismo, por la persona que otorga el consentimiento al tercero.

El equipo de RR. HH. de los afiliados comparte información con un intermediario

Si un afiliado envía información médica o relacionada con solicitudes de reembolso a su equipo de  RR. HH., y este desea involucrar a un intermediario:

• el equipo de RR. HH. no debería simplemente remitir esa información.
• el afiliado debe confirmar explícitamente que su equipo de RR. HH. puede compartir la información con el intermediario.
• esta confirmación debe ser visible (por ejemplo, el afiliado copia su equipo de RR. HH., el intermediario y Allianz en un correo electrónico).

El intermediario recibe información directamente de un afiliado

Cuando un intermediario recibe información confidencial directamente de un afiliado:

• Allianz no puede asumir que esto significa que el intermediario está autorizado a actuar.
• el afiliado debe confirmar que Allianz puede ponerse en contacto con el intermediario completando el formulario de consentimiento de terceros.

Disponer de información no implica automáticamente tener autorización.

Una vez que el consentimiento válido ha sido proporcionado a través del formulario de consentimiento de terceros y registrado:

• Allianz puede comunicarse directamente con el intermediario autorizado o contacto de RR.HH.
• el afiliado no necesita ser copiado en cada interacción futura, a menos que elija serlo.
• el consentimiento seguirá siendo válido hasta que sea retirado o modificado por el afiliado.

En raras situaciones excepcionales en las que un afiliado no puede dar su consentimiento (por ejemplo, una emergencia médica grave), puede compartirse información limitada cuando sea necesario para proteger los intereses vitales del afiliado, de conformidad con los principios de protección de datos.

Para evitar retrasos y proteger a todas las partes:

• anima a los afiliados a proporcionar un consentimiento claro y explícito.
• evita el envío de información sensible sin autorización visible.
• espera que Allianz redirija las solicitudes al afiliado donde el consentimiento no está claro.

Los equipos de Allianz estarán siempre disponibles para ayudarte a aclarar lo que se necesite y te apoyarán para que el consentimiento se obtenga rápidamente.

El consentimiento claro ayuda a todos:

• Los afiliados siguen confiando en que sus datos están protegidos.
• Los empleadores e intermediarios evitan riesgos innecesarios.
• Allianz puede ofrecer un servicio coherente y conforme a la normativa en todo el mundo.